Exportar sua planilha para o formato PDF (Portable Document Format, tipo de arquivo criado pela Adobe) é uma tarefa simples: entre no
menu Arquivo, depois Exportar, daí clique em
Criar Documento PDF/XPS, escolha o nome e local do arquivo e
pronto, o arquivo é gerado. XPS é um tipo de arquivo criado pela
Microsoft para concorrer com o PDF, sem muita aceitação pelo
mercado.

Quando você só precisa exportar uma vez e a planilha está no
formato apropriado para exportar, essa solução funciona basta.
Porém, se a planilha for um relatório e que precise de novas versões
com uma certa periodicidade, é melhor considerar a automatização
dessa tarefa. Em um outro cenário, se você precisar gerar um PDF
diferente para várias entidades diferentes em um curto período de
tempo, um código para automatizar é essencial.

Antes de mais nada, vamos usar o gravador de macros para ver o
código gerado pela exportação para PDF:

Em primeiro lugar, vemos que o objeto que está sendo utilizado é o
ActiveSheet e o método é o ExportAsFixedFormat. Isto
dá a entender que só podemos exportar a partir de um objeto de
planilha (Worksheet). Usando o
Pesquisador de Objeto (tecla F2 no editor de VBA),
vemos que esse método também existe para os objetos pasta de
trabalho (Workbook ), intervalo de células
(Range) e gráfico (Chart).

Vemos que no código gerado o método
ExportAsFixedFormat contém seis parâmetros. Olhando no
pesquisador de objeto vemos que há mais alguns que não foram gerados
na gravação. Vejamos a função de cada parâmetro:

– Type: Único parâmetro obrigatório, define o formato do
arquivo que será gerado. Deve receber um valor da enumeração
XlFixedFormatType, cujos valores são os seguintes:
xlTypePDF (exporta como PDF) e xlTypeXPS (exporta como
XPS);

– Filename: Como o próprio nome entrega, é o nome do
arquivo. Você pode colocar o caminho completo onde o arquivo será
gravado ou pode colocar apenas o nome do arquivo. Neste caso ele
será gravado na pasta padrão, que normalmente é a pasta
Documentos;

– Quality: Pode receber dois valores,
xlQualityStandard (valor padrão) e xlQualityMinimum. O
primeiro especifica qualidade normal, enquanto o segundo reduz a
qualidade;

– IncludeDocProperties: Variável booleana. Quando
True indica que irá exportar também as propriedades do
documento, enquanto False diz para não exportar essas
propriedades com o PDF;

– IgnorePrintAreas: Outra variável booleana. Quando
True indica para ignorar as áreas de impressão demarcadas no
Excel, enquanto False diz para considerar as áreas de
impressão;

– OpenAfterPublish: Mais uma variável booleana. Quando
True indica para abrir o arquivo gerado, enquanto
False não abre o arquivo;

– From: Indica a partir de que página será exportado. Quando
não informado considera a partir do início;

– To: Indica a até que página será exportado. Quando não
informado considera até o final.

Após conhecer as funcionalidades, fica fácil perceber que mínimo
para exportar um PDF é o seguinte código:

Esse código irá exportar a planilha ativa com o mesmo nome do
arquivo do Excel, apenas alterando a extensão para .pdf e irá
gravar na pasta Documentos. Vamos fazer uma alteração nesse
código:

Alterando de ActiveSheet para ActiveWorkbook altera o
objeto que está sendo exportado. Neste caso irá exportar todas as
planilhas da pasta de trabalho ativa para o arquivo PDF. Se alterar
o objeto para Range, apenas o intervalo especificado será
exportado. Assim vemos diferentes possibilidades para diferentes
necessidades.

Em condições normais, você usará também o parâmetro
Filename para especificar o caminho e o nome do arquivo onde
será gravado, pois nem sempre você quer obrigar o usuário a ir na
pasta Documentos e também pode querer alterar o nome do
arquivo para algo mais apropriado ao que está sendo gerado.

Pode aparecer uma situação em que você quer exportar mais de uma
planilha, mas não quer exportar toda a pasta de trabalho que está
aberta. Com o que vimos até aqui só poderíamos exportar cada
planilha em um arquivo separado. Mas há um macete: selecionando as
planilhas desejadas:

Ao fazer isso, você perceberá que ambas as planilhas estarão
selecionadas. No seu código você deverá deixar apenas uma
selecionada antes de continuar o processamento.

Um caso onde é bem interessante ter uma rotina para exportar para
PDF é quando você precisa gerar diversos arquivos personalizados.
Uma rotina preenchen a planilha usando uma fonte de dados, que pode
ser outra planilha na mesma pasta de trabalho, sendo que a cada
preenchimento completado deverá gerar o PDF com um nome específico.
Vejamos um procedimento bem simples para exemplificar:

Neste exemplo a planilha com os dados é plDados e a planilha
que será usada para gerar PDF é plRelatorio. A estrutura de
repetição percorre todas as linhas de plDados e preencher
quatro campos em plRelatorio: Nome, Cargo,
Meta e Alcançado. Em seguida, exporta para PDF usando
o campo Nome como nome do arquivo, guardando em uma pasta
Relatórios, que está junto à pasta de trabalho. Quando a
necessidade é fazer isso com dois ou três casos, dá pra fazer
manualmente, mas quando há dezenas ou centenas de casos, é muito
melhor fazer um processo automatizado. O código acima pode gerar mil
arquivos em poucos minutos, enquanto um processo manual levaria dias
para completar.

Perceba que não temos como alterar os atributos de impressão, isso
é um processo à parte. É feito utilizando o objeto PageSetup,
que é um sub-objeto de Worksheets, e tem dezenas de
propriedades e sub-objetos. Os mais importantes são os
seguintes:

– Orientation: Propriedade que define a orientação da
página, podendo ser xlPortrait (retrato) ou
xlLandscape (paisagem);

– PrintArea: Propriedade que define o intervalo que será
impresso;

– PaperSize: Propriedade que define o tamanho da folha;

– PrintGridlines: Propriedade booleana que define se as
linhas de grades serão impressas ou não;

– PrintHeadings: Propriedade booleana que define se a barra
de linhas e colunas da planilha serão impressas ou não;

– PrintTitleRows: Propriedade que define linhas que serão
repetidas no topo de cada página;

 – PrintTitleColumns: Propriedade que define colunas
que serão repetidas à esquerda de cada página;

– CenterHorizontally e CenterVertically: Propriedades
booleanas, especificam se a planilha será centralizada na horizontal
e na vertical, respectivamente;

– FitToPagesTall: Define a quantidade de páginas na altura
em que os dados impressos serão escalado;

– FitToPagesWide: Define a quantidade de páginas na largura
em que os dados impressos serão escalado;

– Zoom: Propriedade que define a escala em percentual em que
a planilha será redefinida para a impressão;

– LeftHeader, CenterHeader e RightHeader:
Propriedades que definem a seção esquerda, central e direita do
cabeçalho da página;

– LeftHeaderPicture, CenterHeaderPicture e
RightHeaderPicture: Objetos semelhantes às propriedades
acima, mas usando figura. Estes objetos possuem diversas
propriedades para definir os atributos da imagem. Quando este objeto
for utilizado, a propriedade equivalente acima deverá ser definida
com o valor “&G”;

– LeftFooter, CenterFooter e RightFooter:
Definem a seção esquerda, central e direita do rodapé da página;

– LeftFooterPicture, CenterFooterPicture e
RightFooterPicture: Objetos semelhantes às propriedades
acima, mas usando figura. Estes objetos possuem diversas
propriedades para definir os atributos da imagem. Quando este objeto
for utilizado, a propriedade equivalente acima deverá ser definida
com o valor “&G”;

 – TopMargin, BottomMargin, LeftMargin e
RightMargin: Propriedades que definem a margem superior,
inferior, esquerda e direita, respectivamente;

– HeaderMargin: Propriedade que define o espaço entre a
margem superior e o cabeçalho;

– FooterMargin: Propriedade que define o espaço entre a
margem inferior e o rodapé.

Há muitas outras propriedades, mas as principais são essas listadas
acima. Não se pode esquecer que as definições de página devem ser
feitas antes de gerar o PDF (ou imprimir um documento), portanto no
exemplo anterior o código deve ser colocado antes da estrutura de
repetição. Se colocar dentro do laço For… Next vai
redefinir várias vezes pelos mesmos valores sem necessidade,
reduzindo o desempenho do código.

Suponha que você queira exportar o intervalo A1 até D200, mantendo
a linha de cabeçalho da tabela no topo de cada página. A definição
das propriedades seria assim:

Não se pode esquecer que ao usar o método
ExportAsFixedFormat a propriedade IgnorePrintArea deve
ser definida como False, caso contrário a área definida para
impressão será ignorada e o resultado provavelmente será diferente
do esperado.

Espero que este artigo lhe ajude a automatizar seus relatórios,
análises, boletins e afins, não importando se será gerado apenas um
ou centenas de uma vez.